Hoe we omgaan met persoonsgegevens.

1. Wie verantwoordelijk is voor je gegevens

Expletus is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die via deze website en via rechtstreekse projectgesprekken worden verwerkt. Voor privacyvragen, verzoeken of zorgen kan je ons contacteren via [email protected].

2. Gegevens die je naar ons stuurt

Wanneer je het contactformulier gebruikt, een e-mail stuurt of een mogelijk project met ons bespreekt, verwerken we de gegevens die nodig zijn om je vraag te begrijpen en te beantwoorden.

• Naam, e-mailadres, organisatienaam en het gekozen dienstgebied.
• Het bericht, projectnotities, voorbeelden, bestanden, deadlines, budgetrichting of bedrijfscontext die je zelf deelt.
• Technische basisgegevens die nodig zijn om het bericht te bezorgen, spam te beperken en de website werkend te houden.

3. Hoe we persoonsgegevens gebruiken

We gebruiken persoonsgegevens voor praktische redenen die verbonden zijn met je vraag of met de veilige werking van onze website en diensten.

• Antwoorden op vragen en een logische volgende stap plannen.
• Voorstellen, ramingen, scopes en supportantwoorden voorbereiden.
• Websites, apps, AI-tools, hosting, onderhoud en verwante diensten leveren.
• Gesprekken, afspraken, facturen en projectbeslissingen bijhouden.
• Formulieren, systemen en communicatie beschermen tegen spam, misbruik en beveiligingsproblemen.

4. Rechtsgronden

Afhankelijk van de situatie verwerken we persoonsgegevens omdat dit nodig is om je vraag te beantwoorden, een overeenkomst voor te bereiden of uit te voeren, een wettelijke verplichting na te komen, of ons gerechtvaardigd belang te ondersteunen om een duidelijke en veilige onderneming te voeren. Als we toestemming vragen voor een specifiek gebruik, kan je die toestemming later intrekken.

5. Contactformulieren en e-mail

Het contactformulier op de website kan je e-mailapp openen of de formuliergegevens naar een ingestelde contactdienst sturen. In beide gevallen gebruiken we de ingevulde informatie om je vraag te lezen en te beantwoorden. Stuur liever geen zeer gevoelige persoonsgegevens tenzij ze echt nodig zijn voor het gesprek.

6. Gegevens geven is optioneel

Je bent niet verplicht om persoonsgegevens via de website naar ons te sturen. Als je geen contactgegevens of projectcontext deelt, kunnen we mogelijk niet antwoorden, geen voorstel voorbereiden of de gevraagde dienst leveren.

7. Website-, hosting- en analyticsgegevens

Zoals de meeste websites kunnen onze site en hostingproviders beperkte technische gegevens verwerken, zoals IP-adres, browsergegevens, toesteltype, bezochte pagina's, tijdstippen en foutlogs. We gebruiken dit om de site beschikbaar te houden, prestaties te begrijpen en problemen op te sporen. Als analyticstools worden gebruikt, moeten die alleen verzamelen wat nuttig en proportioneel is.

8. AI- en automatiseringsprojecten

Als je ons vraagt om een AI-tool, documenthelper, zoekassistent of workflowautomatisering te bouwen of te bekijken, bespreken we de datagrenzen tijdens het project. Dat kan gaan over welke gegevens de tool mag zien, welke leveranciers betrokken zijn, wie outputs kan bekijken, of logs worden bijgehouden en waar menselijke controle nodig is.

9. Geautomatiseerde beslissingen

We gebruiken deze website niet om geautomatiseerde beslissingen over bezoekers te nemen die juridische of vergelijkbaar belangrijke gevolgen hebben. Als een toekomstig project geautomatiseerde beslissingen of profilering bevat, moet dat apart worden uitgelegd voordat de verwerking start.

10. Wie gegevens kan ontvangen

We verkopen geen persoonsgegevens. We kunnen gegevens delen of verwerken met dienstverleners die ons helpen de onderneming te voeren of werk te leveren, zoals hostingplatformen, e-mailproviders, projecttools, formulierdiensten, analyticstools, betalings- of boekhoudsystemen en gespecialiseerde onderaannemers wanneer een project dat vereist. We delen alleen wat nodig is voor het doel.

11. Internationale doorgiften

Sommige dienstverleners kunnen gegevens buiten Belgie of de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dat gebeurt, proberen we leveranciers en waarborgen te gebruiken die passen bij de gegevens en de dienst, zoals contractuele bescherming of andere doorgiftemechanismen die onder gegevensbeschermingsrecht erkend zijn.

12. Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren persoonsgegevens alleen zolang ze nuttig zijn voor de reden waarvoor ze verzameld werden, tenzij een langere periode nodig is om juridische, boekhoudkundige, beveiligings- of geschilredenen.

• Niet-succesvolle aanvragen bewaren we normaal alleen zolang nodig is om te antwoorden en opvolging te beheren.
• Klant- en projectgegevens kunnen worden bewaard tijdens de relatie en daarna volgens wettelijke of boekhoudkundige bewaartermijnen.
• Technische logs worden voor beperkte operationele periodes bewaard, tenzij ze nodig zijn om beveiligings- of betrouwbaarheidsproblemen te onderzoeken.

13. Je rechten

Onder gegevensbeschermingsrecht kan je het recht hebben om toegang, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar tegen bepaalde verwerkingen te vragen. Sommige rechten hangen af van de rechtsgrond en de concrete situatie. Je kan ons contacteren via [email protected] en we behandelen je verzoek zorgvuldig.

14. Klachten

Als je niet tevreden bent over hoe we een privacyverzoek behandelen, kan je contact opnemen met de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. We krijgen wel graag eerst de kans om het probleem te begrijpen en recht te zetten.

15. Wijzigingen aan dit beleid

We kunnen deze pagina aanpassen wanneer onze website, tools, leveranciers of wettelijke verplichtingen veranderen. De datum bovenaan toont wanneer de laatste versie werd gepubliceerd.